社員5～30人程のIT系中小企業の効率化マインドマップ| Signy.jp

経験の中、そして日々学んだことの中で、このような作業、手法で業務の短縮や成果につながったというものをマインドマップに挙げてみました。立上げ時を含め、人数が少ないベンチャーばかりで仕事してきたこともあって、一通り担当してきたものばかりです。

このマインドマップは効率化と関係ないメモ的な要素のものも多く、広く浅くでまとまっていませんが、参考としていただければ幸いです。

PDF版とマインドマップ版でダウンロードできます。
追加や削除など編集でカスタマイズしていただければ。



● マインドマップでダウンロード
（※編集には MindManager が必要です。有料ですが、試用版があります。）

● PDFでダウンロード

部分的にみると、専門で担当されている方からは当たり前のことも多いと思います。マップに挙げていることは、こういう風にしたら生産性や収益、仕事のしやすさがあがりましたよという、一つのやり方です。自社の環境に合わせて検討し、実行していただけるといいと思います。

ポテンシャルの高い会社は、すぐに効率化を取り入れて、さらに改善を重ねていきます。逆にポテンシャルの低い会社、社風のところはすぐに元のやり方に戻ります。数時間におよぶダラダラした会議、変える意識がないため、ルールが幾度も破られ、何度も同じことを繰り返す、という悪循環になります。

まず、おすすめはマニュアル化

業務のマニュアル化はできるだけやったほうがいいと考えています。いつも繰り返し説明する時間が必要だ、考えてみればいつも手順を調べなおしている、などというものはマニュアル化しておくと、時間短縮となりミスも少なくなります。

ただしマニュアルがあると頼りきりになって、考えなくなってしまうデメリットもあります。できるだけ事務的なものからの方がいいでしょう。定期的な見直しも必要です。ポイントはマニュアル作りにこだわって、時間をかけ過ぎないようにすること。要はわかればいいんです。

何のための効率化？

効率化して結局どうなる？何がどう良くなる？その目的を決めるのが一番重要です。

効率化は自動化したりルールを決めたりすることで、業務時間を短縮することです。効率化を行うことによって、使える「時間」が増える事になります。その時間に何を差し込むか、というのがポイントだと思っています。

▼効率化の主なメリット

● 生産性が上がるはずなので、他社より商品やサービスの提供が早くなる場合も多い
● 収益性がある作業を効率化できれば、需要との兼ね合いもありますが売上げも増加する
　 （ 1日10個しか売れなかった体制のものが、12個売れる、といった体制になる ）
● 期限が決まっているものなどはプログラムを組んだり、ソフトを利用することによって人的な間違いを減らすことができる

▼できた時間に何を差し込むか

● より多くの収益を産む作業 → 売上げアップ → 逆に忙しくなる場合も多い
● Google の 20％ルールのように、できた時間を、新しいサービスを考える時間にする
● 残業をなくす → プライベートを充実 → 社員の能力向上や、離職率の低下

▼効率化のデメリット

● こだわり過ぎると、仕事がプレッシャーにおおわれる
● 事務的な仕事は考えずにすんでいたが、効率化できない「考える仕事」ばかりになってしまい疲れる

会社の状況によってオススメは異なりますが、IT系なので、主には、新サービスを考えること、そしてプライベートを充実させることでしょう。常に新しい技術を気にかけなければいけない業界で、勉強も必要ですし、（今ならHTML5+CSS3など） それによって早いスパンで新しいサービスも生み出していかなくてはなりません。

何事にも余裕が必要だと思います。